ДОМ - ЭТО НЕ МЕСТО, А СОСТОЯНИЕ ДУШИ.
Всё о домашнем хозяйстве на даче и в квартире, об организации пространства и уборке, о семье и детях. А также рукоделие и переделки.

28 сентября 2018 г.

Организация и хранение документов дома.



Документы есть в каждом доме, и их скапливается немало. Квитанции, гарантийные талоны, инструкции, документы на недвижимость, авто, медицинские карточки, паспорта, свидетельства, дипломы…. Как показывает практика места они занимают довольно много, а требуются обычно не очень часто, но почти всегда внезапно и срочно. Вот поэтому они должны быть упорядочены и структурированы, а еще…их количество можно свести к минимуму. Сегодня об этом).

Чтобы навести порядок в документах надо последовательно выполнить следующие три шага:

1 шаг. Выкинуть лишнее
2 шаг. Сортировка оставшегося.
3 шаг. Организовать хранение.

У меня документы занимали два ящика в тумбе в гостиной. В первом лежали собственно документы, а во втором инструкции и гарантийные талоны. Где-то раз в год я все это разбирала, какая-то часть выкидывалась, но в любом случае два ящика по-прежнему были заняты этим добром. В этом году я решила организовать хранение иначе. Но сначала надо все разобрать и избавиться от лишнего, размусориться. Ох, не люблю это слово, но… так емко характеризует процесс). Вот задумалась, если бы не гипс на ноге, затеяла бы я это мероприятие? По времени вышло очень прилично.


1 шаг. Размусоривание.

Складываем всю документацию в одну кучу или несколько, я раскладывала в две и разбирала в два этапа: инструкции  и документы. Именно так они у меня уже были рассортированы по ящикам.
Выкидываем инструкции от тех девайсов, которые приказали долго жить, просроченные гарантийные талоны. Квитанции, которым больше трех лет. Остальные документы индивидуально.

2 шаг. Сортируем.

 Это можно делать попутно с размусориванием. Просто всё, что необходимо оставить сразу раскладывать по тематическим группам: личные документы каждого члена семьи, медицинские документы, недвижимость…

3 шаг. Организация хранения.

Самый приятный и творческий процесс.
Начала я с инструкций и гарантийных талонов. Думаю, Вы со мной согласитесь, довольно редко мы ими пользуемся. Какими-то только первое время, пока осваиваем покупку, а какие-то даже и не открываем – всё очевидно. Вещи приобретаются, инструкции копятся. Я вообще любитель техники, целый ящик макулатуры в итоге нажила. Решила я перевести абсолютно все инструкции в электронный вид. В результате внушительная куча бумаги трансформировалась в маленькую электронную папку «инструкции» в ноутбуке.

Расскажу как. В сети есть практически все инструкции, просто надо в поисковике забить название техники (марку и модель) и скачать файл
pdf или обычный текстовый файл. Для пары вещей инструкции скачать не удалось и я их отсканировала. Также создала текстовую папочку, где сохранила важную информацию по отделочным материалам (например, какая и где кафельная плитка (модель, коллекция), ткань на диване, артикулы напольных покрытий, производитель и колер краски). Это позволило распрощаться с еще большим количеством бумажек. Да, эта работа заняла время, но в итоге искать нужное стало гораздо быстрее и удобнее. Не надо рыться в куче бумаг, не надо их как-то упорядочивать, регулярно перебирать и размусоривать, они не занимают место,а еще на пк удобно увеличить мелкий шрифт. Кроме разово затраченного времени (и то только потому, что не делала это по мере покупок раньше), минусов такого хранения инструкций я не нашла. Единственное, что я делаю дополнительно, это и документы, и фотографии копирую на внешний носитель, мало ли ноутбук устанет и откажется работать.

Остальные документы. Они уже рассортированы на группы и их объем понятен. Вот исходя из объема и надо продумать хранение. Удобное хранение☝!
Хранить документы лучше вертикально, стопка – это не самый удобный вариант. При вертикальном хранении не надо ничего доставать, чтобы добраться до нижележащего.
Ящик для документов у меня уже есть - размеры ящиков я еще при заказе мебели делала такие, чтобы помещался формат А4. Я купила сортер (можно было и без него обойтись), канцелярские конверты на зип-молнии и кнопке. Разложила документы в папки, подписала их и составила в ящик. Те что реже используются (документы на право собственности, старые, но пока хранящиеся квитанции) в глубину, часто используемые ближе.

! Если папки на виду, то стоит потратиться и выбрать что-то красивое, чтобы не портить интерьер. 

! Большое количество папок, на мой взгляд, не очень удобно, поэтому документы надо группировать достаточно объемно, а в более крупные папки можно вложить более мелкие конверты, чтобы структурировать документы внутри. Никто не просматривает домашнюю документацию ежедневно, а значит чрезмерно усердствовать и под каждую бумаженцию делать отдельную папку, маркировать ее нет смысла. Возможно, это красиво и интересно, но на счет целесообразности поспорила бы))).

Папки получились такие:

  • документы на недвижимость по каждому объекту отдельно;
  • документы на авто;
  • личная папка для каждого члена семьи;
  • медицинская папка для ребенка;
  • квартирная папка (документы по электрике, счетчикам на воду, договор с телефонной станцией…);
  • старые платежи (архив за три года);
  • текущие платежи «платежи 2018» (в большой конверт положила дополнительно средний с маркировкой «оплачено»).
Папка с коммунальными платежами, думаю, в скором будущем тоже аннулируется, но пока не рискнула, надо понаблюдать, как все это работает. Как я понимаю ситуацию, при платежах онлайн, их история хранится 3-5 лет. То есть при любых недоразумениях с коммунальщиками можно попросить выдать еще раз квитанцию и найти в истории платежей соответствующий чек. С этого года чеки я распечатывать перестала, просто делаю пометку на квитанции «оплачено», ставлю дату оплаты (чтобы, если что, чек быстро найти) и отправляю в соответствующий конверт.

Если нет специального «мебельного» ящика для хранения папок, как у меня, то подойдет любая соответствующая коробка, корзина, контейнер, куда могут поместиться конверты А4. Можно использовать и обычную коробку нужного размера, просто обклеить ее обоями или самоклеящейся пленкой. Здесь нет предела для фантазии.

Вот такие варианты тоже очень удобны:


  • вертикальный лоток;
В этих лотках храню на кухне рецепты. Были они простыми деревянными из икеи, краска+декупаж вписали их в интерьер. 


  • бокс для подвесных папок;
  • папка-портфель с отделениями, их можно промаркировать (именно так у меня хранились документы раньше);
  • папка с файлами;
  • подвесные папки с разделителями.


Итог проведенной работы мне понравился. Особой красоты и творческих моментов, конечно, нет, но и цель такая не стояла. Целый ящик освободился, все структурировано и быстро находится, убирать на место тоже удобно.



Если есть желание тоже упорядочить документы, просто СДЕЛАЙТЕ ЭТО)! Всем удачи в наведении порядка.
Про расхламление дома можно еще почитать здесь и здесь. А вот статья о методе конмари. Как организовать хранение косметики, читайте ЗДЕСЬ.  

4 комментария:

  1. Да, уж. работы не мало проделано. Электронный вариант понравился. Я тоже люблю порядок в документах и тоже всё по отдельным папкам. Но вот беда, если без меня понадобятся кому - то -пиши пропало. перевернут всё. Хотя прекрасно знают где что находится. А как уж я люблю избавляться от не нужных бумажек. Просто кайф испытываю.

    ОтветитьУдалить
    Ответы
    1. Вика, гипс поспособствовал - лежала и переводила в электронный вид инструкции. На самом деле не так долго этот процесс продолжался, часа три. Гораздо проблематичнее было фотографировать)))), ковылять до ящика. И мои домашние сюда не допускаются - муж свои документы (его зона ответственности) хранит у себя в шкафу. А ребенку пока ничего не надо). А если что-то надо найти в моё отсутствие, то звонят и спрашивают. Потом на стол кладут - я убираю. И тоже люблю избавляться от хлама - маньяк расхламления))).

      Удалить
  2. Эх, найти бы время, дабы выполнить эти полезные шаги... )) Спасибо, Валерия, за интересный пост!

    ОтветитьУдалить
    Ответы
    1. Вика, конечно, это дело-слон (об этом у меня есть статьи про тайм-менеджмент), а значит, его просто надо разбить на более мелкие дела и распределить во времени (да хоть по 15 минут в день). Всё получится, главное, чтобы было желание, только оно нас двигает. Но с этим всегда сложнее)))). Обычно есть более интересные дела.

      Удалить

Подпишитесь на обновления

Введите Ваш e-mail: